Artikelen kunt u aanmaken of onderhouden in het menu [Handel, Artikel, Onderhouden] of (HAO). U legt hier alle gegevens vast betreffende de artikelen waarmee u werkt in Exact Compact Handel.
Algemene gegevens
Artikelcode
Alle artikelen moeten worden voorzien van een code die u zelf definieert. Het is van belang voor u zelf een duidelijk coderingssysteem op te zetten voordat u met de daadwerkelijk codering begint. U kunt een van de volgende methoden toepassen:
- Opeenvolgende codering: het eerste artikel heeft de code '1' en elk nieuw artikel krijgt het eerstvolgende beschikbare nummer.
- Beschrijvende codering: de artikelcode is tevens een korte beschrijving daarvan.
Omschrijving
Hier voert u een omschrijving van uw artikel.
Zoekcode
Het artikel kan niet alleen herkend worden aan de artikelcode van het artikel maar ook aan de zoekcode. Het is vaak makkelijker om een zoekcode te onthouden. De zoekcode moet uit minimaal één letter bestaan.
Status
Hier geeft u aan wat de status van het artikel is. De beschikbare opties zijn:
- Actief: deze artikelen kunt u verkopen, inkopen, verwerken/ produceren, ontvangen en versturen.
- Geblokkeerd: deze artikelen kunt u niet in transacties gebruiken maar wel in een product overzicht.
- Vervallen: deze artikelen kunt u niet meer inkopen maar nog wel verkopen. Wanneer er reeds een bestelling aanwezig is voor een vervallen artikel verschijnt bij het registeren van de ontvangst de melding "Er zijn vervallen artikelen aanwezig. Wilt u deze alsnog ontvangen?". Wanneer u kiest voor 'Ja' kunt u verder gaan en kunt u het vervallen artikel ontvangen. Wanneer u kiest voor 'Nee' kunt u verder gaan met het registeren van de ontvangst voor de andere artikelen. De regel van het vervallen artikel in het ontvangstscherm is dan niet wijzigbaar. Dit is alleen van toepassing voor vervallen artikelen waarvoor een bestelling aanwezig is. het invoeren van een ontvangst voor vervallen artikelen waarvoor geen bestelling aanwezig is, is niet mogelijk.
- Non-actief: deze artikelen kunt u nog wel verkopen maar niet inkopen en u kunt ze tevens niet in een productoverzicht gebruiken.
- Toekomstig: dit zijn artikelen die nog niet geactiveerd zijn.
Van / T/m
In deze velden kunt u de datum ingeven vanaf wanneer het artikel actief is. Wanneer het artikel bijvoorbeeld actief is en u een datumtraject heeft opgegeven van 1-1 van het huidige jaar t/m 31-12 van het huidige jaar, heeft het artikel de status 'Actief' binnen dit datumtraject. Het is niet noodzakelijk om een einddatum te vullen tenzij de non-actief, geblokkeerd of vervallen datum van het artikel bekend is.
Artikelgegevens
Vrk. eenh.
Omschrijving van de verkoopeenheid waarin u verkoopt. Als u bijvoorbeeld artikelen in dozen verkoopt dan geeft u hier doos in.
Prijs
Verkoopprijs van het artikel. Wanneer u hier 0 invult kunt u wanneer u een factuur invult alsnog de prijs aanpassen. Wanneer u hier een vaste prijs invult kunt u de prijs niet meer wijzigen in de factuur.
BTW-code verk.
De BTW-code die u hier opgeeft, wordt bij elke verkoop als suggestie vermeld.
Kostprijs
Hier kunt de kostprijs van het artikel invullen.
Opslag
De opslag geeft in procenten aan wat het verschil is tussen verkoop- en kostprijs.
Financiële gegevens
Artikelgroep
Hier geeft u op in welk artikelgroep het artikel valt. Het is verplicht om hier een artikelgroep op te geven.
Omzet
De omzetrekening die hier wordt ingevuld is de rekening die is gekoppeld aan het assortiment. Deze is echter nog steeds wijzigbaar. Wanneer er een factuur wordt ingeboekt zal deze omzetrekening worden gebruikt om de bedragen op te boeken.
Voorraad
De rekening die u hier ingeeft is de rekening die in Exact Compact Handel is gekoppeld aan de bestelling die u invoert. Zodra er een bestelling voor dit artikel wordt ingevoerd, wordt deze rekening gebruikt om de bedragen op te boeken.
Kostprijs verkopen
In dit veld geeft u de grootboekrekening weer die gebruikt wordt zodra er een levering heeft plaatsgevonden. Oftewel, als een levering definitief is zal er op deze rekening geboekt worden.
Kortingsrekening
In dit veld kunt u een kortingsrekening opgeven waarop de kortingen van worden geregistreerd. Wanneer u in de factuurinstellingen bij het veld 'Journaliseer bedragen' de optie 'Netto' heeft geselecteerd is dit veld wel zichtbaar, maar niet te wijzigen. Wanneer u in de factuurinstellingen bij het veld 'Journaliseer bedragen' de optie 'Bruto' heeft geselecteerd kunt u dit veld wel wijzigen, en is het tevens verplicht om in te vullen. Bij het definitief afdrukken van een factuur wordt er dan in de boeking een aparte regel met het kortingsbedrag aangemaakt op deze rekening. Wanneer hier geen rekening is gekoppeld wordt de kortingsrekening die bij het onderhoud van de artikelgroep is opgegeven, gebruikt.
Extra gegevens
Afbeelding
Hier kunt u bijvoorbeeld een foto toevoegen van het artikel.
Bijlagen
Naast een foto kunt u hier andere bestanden toevoegen zoals bijvoorbeeld een Word-document met informatie over het artikel.
Attributen
Tekst
Is het een tekstartikel? Een tekstartikel is een normaal verkoopartikel, met een extra lang omschrijvingveld. Deze tekst zal naar voren komen als lange omschrijving zo gauw u dit artikel ingeeft in een factuur. U kunt op dat moment deze tekst ook nog wijzigen.
Deelbaar
Hiermee geeft u aan of u ook een aantal 0,543 wilt ingeven op de factuur. Wanneer deelbaar is aangevinkt kan dit wel, wanneer deelbaar is uitgevinkt kunnen alleen hele aantallen worden verkocht.
Verkoop
Wanneer verkoop niet is aangevinkt zal dit artikel niet beschikbaar zijn bij het aanmaken van facturen.
Geen korting
Als u deze optie aanvinkt, kan voor dit artikel geen korting worden gegeven, als dit artikel verkocht wordt. Dit artikel kan ook niet worden meegenomen in een prijslijst. Dit attribuut is beschikbaar als u het attribuut 'Verkoop' heeft aangevinkt.
In dit veld geeft u de leverancier van het artikel op. Bij het maken van een bestelling wordt het artikel bij het ingeven van deze leverancier herkend en kan deze worden gebruikt. Het is mogelijk hier verschillende leveranciers te koppelen.
Wanneer u de knop 'nieuw' aanklikt wordt het volgende scherm geopend. Wanneer een bestelling voor dit artikel wordt gedaan bij een van de gekoppelde leveranciers, zullen de specifieke gegevens die u voor deze leverancier heeft ingegeven worden gebruikt.
In dit scherm heeft u de mogelijkheid om gedetailleerde gegevens in te vullen.
Lever.artikelcode
In dit veld kunt u de artikelcode invullen die de leverancier gebruikt.
Barcode
De barcode van het artikel kan hier worden ingevoerd.
Inkoopeenheid
Hier vult u inkoopeenheid in van het artikel in. Eventueel kunt u hier de verhouding tussen inkoopeenheid en verkoopeenheid ingeven. In het voorbeeld hierboven wordt per pallet ingekocht per meter en verkocht per voet.
Valuta
De enige valuta die in Compact Handel gebruikt kan worden is Euro
Prijs
Hier vult u de inkoopprijs van het artikel in.
BTW
De BTW-code kan hier worden ingevuld.
Bst.gr.
De tussen u en de leverancier afgesproken bestelgrootte kan in dit veld worden ingegeven.
Levertijd
Hier kan de levertijd van het artikel worden ingevoerd.